PERENCANAAN DAN PENGUKURAN SOCIAL PROJECT

TUGAS ARTIKEL BULAN FEBRUARI 2015

Oleh: Lia Herliawati

“PERENCANAAN DAN PENGUKURAN SOCIAL PROJECT”

Dalam rangka peningkatan mutu pelaksanaan program project social, tuntutan kualitas dan kuantitas mutu program merupakan keharusan karena pnyelenggaraan pelaksanaan program yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Akuntabilitas menggunakan prinsip-prinsip yang tidak memberi peluang untuk merubah konsep dan implementasi perencanaan, baik perubahan terhadap program, besaran dana pelaksanaan maupun sasaran. Akuntabilitas mampu membatasi ruang gerak terjadinya perubahan dan pengulangan serta revisi perencanaan.

Perencanaan

Perencanaan adalah proses yang kontinyu, terdiri dari keputusan atau pilihan dari berbagai cara untuk menggunakan sumber daya yang ada, dengan sasaran untuk mencapai tujuan tertentu di masa mendatang.

Elemen perencanaan yaitu: pertama, perencanaan berhubungan dengan masa yang akan datang. Kedua,merencanakan berarti memilih berbagai alternatif tujuan agar tercapai kondisi yang lebih baik, dan memilih cara untuk mencapai tujuan tersebut. Ketiga, perencanaan sebagai alat untuk mengalokasikan SDA, SDM dan modal.

Perencanaan bukan aktivitas individual, orientasi masa kini, rutinitas, trial and error, utovis dan terbatas pada pembuatan rencana. Tapi merupakan aktivitas yang bersifat public, berorientasi masa depan, strategis, deliberate, dan terhubung pada tindakan. Perencanaan berfungsi sebagai penuntun arah, minimalisasi ketidak pastian, minimalisasi inefisiensi sumber daya, dan penetapan standar dalam pengawasan kualitas.

Adapun syarat perencanaan harus, memiliki, mengetahui dan memperhitungkan hal-hal di bawah ini:

1.      Tujuan akhir yang dikehendaki.

2.      Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya (yang mencerminkan pemilihan dari berbagai alternatif).

3.      Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut.

4.      Masalah-masalah yang dihadapi.

5.      Modal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannya.

6.      Kebijakan-kebijakan untuk melaksanakannya.

7.      Orang, organisasi, atau badan pelaksananya.

8.      Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan pelaksanaannya.

Untuk merencanakan sebuah program social project berdasar pada analisis masalah yang ada, kemudian dilakukan survey untuk memastikan bahwa penerima manfaat program benar-benar membutuhkannya.

Dalam perencanaan program social project yang dilakukan adalah :

a.       Pembuatan matrik program

Matrik program adalah suatu bentuk rencana program yang disusun dari hasil analisis kesenjangan (gap analysis) berdasarkan hasil pemetaan antara harapan/ekspektasi dan kondisi riil yang ada di masyarakat calon penerima manfaat (benefeseries). Matrik program terdiri dari beberapa kegiatan pengembangan masyarakat yang saling terkait antara kegiatan satu dengan yang lain, rencana kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan, dan siapa saja pendukung kegiatan. Prinsip-prinsip yang digunakan dalam menentukan kegiatan di dalam matrik program, adalah Relevansi, Signifikan, dan memprioritaskan Efeknya.

b.      Pembuatan LFA (Logical Framework Approach)

Adalah alat manajemen yang umum dipakai dalam pemantauan desain, dan evaluasi pembangunan internasional project.

Tujuan pembuatan logframe :

1.       Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan

2. Mempermudah pelaksanaan monitoring
3. Mempermudah dalam mengukur keberhasilan kegiatan
4. Mempermudah evaluasi

Dalam pembuatan logframe menggunakan prinsip Indikator “SMART”:

1.       Specific, spesifikan atau kekhasan dari hasil atau perubahan yang ingin dicapai.

2. Measurable, kebisaan diukur dari perubahan yang ingin dicapai. Kebisaan diukur ini ditentukan oleh tingkat ketersediaan alat ukur untuk mengukur perubahan yang dimaksud.
3. Achievable, kebisaan dicapai dari perubahan yang ingin dicapai. Apakah perubahan yang diinginkan tersebut bisa dicapai, khususnya jika mengacu kepada keterikatan waktu yang disediakan
4. Relevant, kecocokan perubahan yang diinginkan dengan keinginan para pihak yang diinginkan mengalami perubahan tersebut.
5. Time bound, keterikatan akan dimensi waktu atau kapan perubahan yang diinginkan akan dicapai.

c.       Perencanaan Monitoring dan Evaluasi

Tujuan monitoring dan Evaluasi adalah membuat “penilaian” sesistematis dan seobjektif mungkin, mengenai proyek baik ketika masih berlangsung maupun ketika sudah selesai. Salah satu Metode yang umum adalah pengukuran indikator, indikator dalam monev dapat berupa indikator kuantitatif maupun kualitatif karena tidak semua capaian dapat diukur dengan indikator kuantitatif.

Dalam Monitoring dan Evaluasi perlu menilai :

1.       Efisiensi : menilai antara input dan output

2. Relevansi : menilai antara output dan goal
3. Efektifitas : Menilai antara kegiatan dan outcome
4. Keberlanjutan : menilai antara kegiatan dan goal

Metode yang digunakan :

Focus Croup Discussion (FGD), Observasi, interview, analisis trend (sebelum dan sesudah).

Keluaran dari kegiatan Perencanaan :

1.       Matrik Program, yang berisi Rencana Kegiatan Kelompok Masyarakat dan Kegiatan Masyarakat Desa

2. Logframe untuk setiap kegiatan yang telah berisi tentang : Input, Kegiatan, Output, Outcome, Indikator dan Goal/Tujuan akhir

Sedangkan dalam perencanaan monitoring, langkah awal dibuat dahulu panduannya mengacu pada logframe yang sudah dibuat, sehingga memudahkan bagi petugas monev dalam menjalankan tugasnya.

a.      Indikator kinerja

Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang ditetapkan berdasarkan output dan outcome.

Fungsi indikator kinerja adalah :

1. Memperjelas apa, berapa dan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan/program dan kebijakan
2. Menciptakan kesepakatan yang dibangun oleh berbagai pihak terkait.
3. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja.
4. Merupakan ukuran keberhasilan (akuntabilitas) Satuan Kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Dalam menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan, maka dirumuskan indikator kinerja yang merupakan ukuran kuantitatif kinerja yang dicapai. Indikator ini terdiri dari indikator input, keluaran dan hasil. Indikator input mengukur sumber daya yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya meliputi anggaran dan sumber daya manusia (SDM). Indikator kinerja untuk mengukur capaian dalam kurun waktu tertentu, terdiri dari indikator kinerja output dan indikator kinerja outcome. Sesuai panduan, indikator ini dikelompokkan berdasarkan 2 (dua) dimensi: dimensi akademis dan dimensi output.

Untuk mengukur kemajuan yang dicapai dalam melaksanakan program, maka ditetapkan Indikator Kinerja Tim Managemen, yang merupakan alat untuk mengukur kemajuan hasil pelaksanaan program dalam mencapai Sasaran dan Tujuan. Indikator Kinerja ini digunakan untuk membantu dalam mengevaluasi kemajuan kearah tujuan atau strategic direction dari organisasi. Untuk mengukur capaian outcome dari berbagai program/kegiatan, maka ditetapkan indikator  bagi setiap program/kegiatan, yang menjadi acuan bagi dalam mengevaluasi dan mengukur kemajuan kegiatan. Indikator Kinerja Tim Managemen dibuat dalam kurun waktu pelaksanaan program dan memuat hal-hal sebagai berikut:

1.      Catatan proporsional personal kerja dalam jabatannya

2.      Jumlah Tim Managemen pusat dan daerah

3.      Jumlah hasil kinerja yang dicapai

4.      Jumlah kerja sama dengan Tim lain

5.      Frekuensi interaksi dan jumlah keikutsertaan dalam aktivitas pertemuan kegiatan.

6.      Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan yang berkualitas dan akuntabel

7.      Status pengelolaan administrasi keuangan dan inventaris Satuan Kerja Managemen yang tertib dan taat azas

Dari 7 (tujuh) Indikator Kinerja diatas, yang akan di monitor dan evaluasi oleh Tim Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi meliputi :

1.      Jumlah hasil kinerja yang dicapai

2.      Jumlah kerja sama dengan Tim lain

3.      Frekuensi interaksi dan jumlah keikutsertaan dalam aktivitas pertemuan kegiatan.

4.      Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan yang berkualitas dan akuntabel

5.      Status pengelolaan administrasi keuangan dan inventaris Satuan Kerja Managemen yang tertib dan taat azas

Monitoring

Monitoring merupakan suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu, dengan tujuan agar semua data masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan. Tindakan tersebut diperlukan seandainya hasil pengamatan menunjukkan adanya hal atau kondisi yang tidak sesuai dengan yang direncanakan semula. Tujuan Monitoring untuk mengamati/mengetahui  perkembangan dan kemajuan, identifikasi dan permasalahan serta antisipasinya/upaya pemecahannya. Kegiatan monitoring meliputi mekanisme monitoring, fokus monitoring, acuan monitoring, jadwal monitoring

Sebelum menguraikan satu persatu tentang kegiatan monitoring, maka terlebih dahulu akan dijelaskan apa sebetulnya monitoring dan evaluasi itu?, lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut;

Monitoring adalah pengumpulan dan analisis informasi secara sistematis untuk melihat kemajuan dari suatu project

a.       Monitoring bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari sebuah project atau organisasi.

b.       Monitoring berdasarkan target dan kegiatan yang telah direncanakan selama proses pekerjaaan berlangsung.

c.        Monitoring dapat membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan managemen mudah mengetahui suatu kesalahan dalam pekerjaan.

d.       Monitoring memungkinkan anda untuk menentukan sumber mana yang tersedia dengan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang mencukupi dan sesuai, sehingga anda dapat melakukan apa yang telah anda rencanakan.

Monitoring mencakup;

a.       Menenetukan indikator dari efficiency, effectiveness dan impact;

b.       Merencanakan sistem untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan indikator;

c.        Mengumpulkan dan mencatat informasi;

d.       Menganalisa informasi;

e.        Menggunakan informasi untuk menginformasikan day-to-day managemen

 Monitoring adalah suatu fungsi internal dalam suatu projet atau organisasi

Siapa yang seharusnya terlibat?

a.       Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program

b.       Petugas administrasi rapat bertanggung jawab mempersiapkan distribusikan absensi

c.        Petugas lapangan menulis laporan kunjungan tentang lapangan

d.       Petugas pencatatat  bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran dan pemasukkan

Mekanisme Monitoring

Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung secara intensif bersama para stakeholder yang terlibat dalam kegiatan, atau dengan presentasi setiap kegiatan oleh penerima manfaat pada waktu yang disepakati.

Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh Tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara presentasi dan dilanjutkan dengan kunjungan ke lapangan.

Fokus Monitoring

Dalam pelaksanaannya monitoring di tingkat lokal maupun tingkat managemen pusat akan di fokuskan pada :

a.       Input                : Pendanaan, SDM, Peralatan

b.       Proses             : Metoda, Waktu Pelaksanaan, Ketepatan pelayanan pemberdayaan masyarakat, perencanaan kerja.

c.        Output            : Lapangan usaha, success story,  Networking

 Acuan Monitoring

Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada :

a.       Kegiatan

b.      Rencana Kinerja Masa Program

c.       Penetapan Kinerja

d.      Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja / Logframe

e.       Laporan Kemajuan Kegiatan

f.       Hasil monitoring pendamping program

g.      Self Assesment

Evaluasi

Evaluasi merupakan rangkuman hasil pengukuran capaian kinerja selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang ditetapkan dalam Rencana Strategi (Renstra). Capaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam Renstra tersebut. Keseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan managemen program dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta capaian kinerja outcome kumulatif sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis membandingkan antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dalam penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output.

Definisi Evaluasi menurut OECD, disebutkan bahwa Evaluasi merupakan proses menentukan nilai atau pentingnya suatu kegiatan, kebijakan, atau program. Evaluasi merupakan sebuah penilaian yang seobyektif dan sesistematik mungkin terhadap sebuah intervensi yang direncanakan, sedang berlangsung atau pun yang telah diselesaikan. Hal-hal yang harus dievaluasi yaitu proyek, program, kebijakan, organisasi, sector, tematik, dan bantuan Negara.

Kegunaan Evaluasi, adalah untuk:

a.       Memberikan informasi yg valid ttg kinerja kebijakan, program & kegiatan yaitu seberapa jauh kebutuhan, nilai & kesempatan telah dapat dicapai

b.       Memberikan sumbangan pada klarifikasi & kritik thd nilai2 yg mendasari pemilihan tujuan & target

c.        Melihat peluang adanya alternatif kebijakan, program, kegiatan yang lebih tepat, layak, efektif, efisien

d.       Memberikan umpan balik terhadap kebijakan, program dan proyek

e.        Menjadikan kebijakan, program dan proyek mampu mempertanggungjawabkan penggunaan dana publik

f.        Mambantu pemangku kepentingan belajar lebih banyak mengenai kebijakan, program dan proyek 

g.        Dilaksanakan berdasarkan kebutuhan pengguna utama yang dituju oleh evaluasi

h.       Negosiasi antara evaluator and pengguna utama yang dituju oleh evaluasi

Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. Evaluasi merupakan merupakan kegiatan yang menilai hasil yang diperoleh selama kegiatan pemantauan berlangsung. Lebih dari itu, evaluasi juga menilai hasil atau produk yang telah dihasilkan dari suatu rangkaian program sebagai dasar mengambil keputusan tentang tingkat keberhasilan yang telah dicapai dan tindakan selanjutnya yang diperlukan.

Pengendalian merupakan serangkaian kegiatan managemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai rencana yang ditetapkan

1.      Pimpinan Kementerian/Lembaga/SKPD melakukan pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan sesuai dengan tugas dan kewenangan masing-masing.

2.      Melekat pada tugas dan fungsi

3.      Pengendalian dilakukan terhadap pelaksanaan Renja-KL, meliputi pelaksanaan program dan kegiatan, serta jenis belanja.

4.      Hal yang sama untuk Gubernur terhadap pelaksanaan dekon dan TP, serta Bupati/Walikota untuk pelaksanaan TP.

5.      Dilakukan melalui: Pemantauan dan Pengawasan.

Evaluasi bertujuan untuk melihat tingkat keberhasilan pengelolaan kegiatan, melalui kajian terhadap manajemen dan output pelaksanaannya serta permasalahan yang dihadapi, untuk selanjutnya menjadi bahan evaluasi kinerja program dan kegiatan selanjutnya. Bentuk evaluasi berupa pengkajian terhadap manajemen dan output pelaksanaannya serta permasalahan yang dihadapi.Dimaksudkan:

1.      Memberikan kesimpulan dalam bentuk umpan balik sehingga dapat terus mengarahkan pencapain visi/misi/sasaran yang telah ditetapkan;

2.      Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara yang terjadi dengan yang direncanakan, serta mengaitkannya dgn kondisi lingkungan yg ada;

3.      Arah evaluasi bukan pada apakah informasi yang disediakan benar atau salah, tetapi lebih diarahkan pada perbaikan yang diperlukan atas implementasi kebijakan/program/kegiatan.

Evaluasi memberikan  informasi mengenai:

a.       Benar atau tidaknya strategi yang diapakai

b.       Ketepan cara operasi yang dipilih

c.        Pemilihan cara pembelajaran  yang lebih baik

d.       Pelaksanaan pengawasanterhadap kegiatan rutin sedang berjalan dan internal, serta pengawasan dipergunakan untuk mengumpulkan informasi terhadap keluaran/hasil dan indikator yang dipergunakan untuk mengukur kinerja program

e.        Pelaksanaan evaluasi dilaksanakan secara periodik dan berkala, dapat bersifat internal dan eksternal atau partisipatif, sebagai umpan balik periodik kepada pemangku kepentingan utama.

Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin. Pemantauan bertujuan untuk mengamati/mengetahui perkembangan kemajuan, identifikasi dan permasalahan serta antisipasi/upaya pemecahannya. Sedangkan maksudnya, adalah:

1.      Mendapatkan informasi perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan secara kontinyu (terus menerus) mengenai pencapaian indikator kinerja dan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan;

2.      Melakukan identifikasi masalah agar tindakan korektif dapat dilakukan sedini mungkin; dan

3.      Mendukung upaya penyempurnaan perencanaan berikutnya melalui hasil pemantauan.

·         Pelaksana: masing-masing Pengelola Kegiatan/Satker di daerah serta komponen pembina/penanggunjawab kegiatan pusat, yang hasilnya menjadi input bagi perumusan kebijakan selanjutnya.

·         Lingkup: aspek perencanaan, penyaluran/pencairan dana, pelaksanaan, dan pelaporan.  

·         Bentuk: Rapat Berkala, Rapat ad hock, Pelaporan, dan kunjungan lapangan

·         Dilakukan terhadap pelaksanaan Renja-KL, dengan fokus  pelaksanaan program dan kegiatan.

·         Daerah: Gubernur dan Ka.SKPD Provinsi melakukan pemantauan pelaksanaan Dekon dan TP; Bupati/Walikota dan Ka. SKPD Kabupaten/Kota melakukan pemantauan pelaksanaan  TP, sesuai degan tugas dan kewenangannya.

·         Komponen pemantuan meliputi: (1) perkembangan realisasi penyerapan dana, (2) realisasi pencapaian target keluaran (output), dan (3) kendala yang dihadapi & tinjut.

·         Bentuk produk (akhir) laporan triwulan.

Metode Pelaporan    dilakukan berkala dan berjenjang, maksudnya sebagai berikut:

1. Pelaporan dilaksanakan secara berkala yaitu dilakukan setiap 3 bulan (triwulanan), dan 6 bulanan (semesteran) atau tahunan.
2. Pelaporan dilakukan secara berjenjang, maksudnya penyampaian pelaporan  dari unit kerja paling bawah sampai pucuk pimpinan organisasi; dari penanggungjawab kegiatan kepada penanggungjawab program, dan dari penanggungjawab program kepada pimpinankementerian/lembaga; atau dari suatu tingkat pemerintahan kepada tingkat pemerintahan yang lebih tinggi, hingga ke pusat.

Evaluasi adalah perbandingan dari actual project dengan perencanaan strategi yang telah disepakati

a.       Evaluasi dapat memperlihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang telah diselesaikan dan bagaimana menyelesaikannya

b.       Evaluasi dapat secara formative—dapat dilakukan selama project atau organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi atau cara dengan mengetahui fungsi sebuah project atau organisasi.

c.        Evaluasi dapat juga secara summative—penggambaran pembelajaran dari sebuah project yang lengkap atau organisasi yang sudah lama tidak berfungsi.

Evaluasi mencakup;

a.       Memperlihatkan pada program atau acuan organisasi– apa perbedaan yang ingin dibuat? Apa dampak yang ingin dihasilkan?

b.       Memperlihatkan dan mengkaji kemajuan program atau organisasi yang ingin didapatkan sebagai target/ dampak.

c.        Memperlihatkan startegi program/ organisasi Sudahkah memiliki strategi? Seberapa efektif strategi tersebut? Apakah stategi tersebut berguna? Jika tidak, mengapa tidak?

d.       Memperlihatkan bagaimana hal tersebut bekerja. Adakah menggunakan sumber yang efisien? Bagaimana keberlanjutan kerja program atau organisasi? Nagaimana pelaksanaan untuk berbagai stakeholder dana cara kerja organisasi mereka

 Dalam evaluasi. Kita dapat melihat efisiensi, efektifitas dan juga dampak.

Apakah Perbedaan Umum dari Monitoring dan Evaluasi?

M&E mengacu pada pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana anda melakukannya dengan berfokus pada:

Efficiency-memperlihatkan suatu input (misalnya uang, waktu, satf, peralatan) dari pekerjaan yang sesuai dengan output

a.       Effectiveness-pengukuran kemajuan dari suatu program atau project yang dicapai dari tujuan khusus yang telah direncanakan.

b.       Impact—memperlihatkan bagaimana anda dapat membuat suatu pembedaan untuk mengatasi kondisi permasalahan yang telah diusahakan, dengan kata lain, apakah strategi anda bermanfaat?

Mengapa harus melakukan Monitoring dan Evaluation?

a.       Membantu untuk mengidentifikasi suatu masalah dan penyebab;

b.       Mengarahkan solusi yang mungkin dapat mengatsai suatu  permasalahan;

c.        Menimbulkan pertanyaan  tentang asumsi dan strategi;

d.       Mendorong anda untuk merefleksikan bagaimana anda melakukan dan bagaimana anda mencapainya;

e.        Menyediakan anda dengan informasi dan cara pandang;

f.        Mendorong anda untuk beraksi dengan informasi dan cara pandang yang telah didapatkan;

Meningkatkan kesempatan/kemampuan anda untuk dapat membuat pengembangan positif dengan cara yang berbeda

 Perencanaan Monitoring dan Evaluasi

a.       Monitoring dan evaluation harus menjadi bagian dari proses perencanaan anda. Akan sangat sulit  untuk kembali dan merencanakan sistem monitoring dan evaluasi adalah satu hal yang dapat mulai untuk dilaksanakan

b.       Anda perlu memulai pertemuan untuk berbagi informasi tentang kinerja dan hubungannya dengan  target pada saat dimulai

Informasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada saat dilaksanaannya  asesmen/ kajian awal

Bagaimana kita mendapatkan informasi?

Menggunakan cara yang simple dan mudah untuk mengumpulkan informasi. Mengumpulkan hal yang mungkin dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi

Alat-alat yang biasa digunakan:

a.       Studi Kasus

b.       Observasi

c.        Diary/ catatan harian

d.       Mencatat and menganalisa peristiwa penting (disebut ‘Analisis kejadian penting”)

e.        Pertanyaan berstruktur/ kuesioner

f.        Interview/ wawancara satu per satu

g.        Diskusi kelompok

h.       Survey sample

i.         Sistem review data statistik yang mendukung

Kriteria penilaian

a.      Indikator Input

Indikator input terdiri dari dana, sumber daya manusia dan sarana/prasarana yang dipergunakan dalam menjalankan kegiatan. Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja input dilakukan dengan melihat realisasi dana yang terserap, ketersediaan sumber daya manusia yang terlibat dan ketersediaan sarana/prasarana.

Pada pelaksanaan ini, dengan adanya sumber dana yang memadai, adanya SDM dengan kualifikasi yag sesuai serta ditunjang dengan sarana dan prasarana yang tersedia, diharapkan suatu kegiatan akan dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang diperkirakan. Oleh karena itu pada evaluasi indikator input ini memiliki bobot yang cukup besar.

b.      Indikator Proses

Indikator Proses ini terdiri dari :

1.      Metoda                        : Kesesuaian penggunaan metode /proses/langkah kegiatan dalam mencapai tujuan/sasaran

2.      Waktu pelaksanaan: Kesesuaian waktu pelaksanaan dari rencana

3.      Keterpaduan             : Keterkaitan dan keterpaduan rencana kerja dengan pelaksanaan

4.      Kalender Harian        : Pencatatan setiap rencana kegiatan (chek list)

Pada evaluasi indikator proses ini pelaksanaan kegiatan akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila metode penyampaian yang digunakan adalah benar, dan memiliki keterpaduan dengan rencana kerja, sehingga waktu pelaksanaan akan sesuai dengan jadwal yang direncanakan, serta kegiatan yang dilakukan dan data yang diperoleh tercatat di dalam Kalender harian.

c.       Indikator Ouput

Evaluasi/Penilaian atas capaian kinerja output dilakukan dengan melihat output dari kegiatan yang tercantum dalam Indikator Kinerja

Indikator output ini teridiri dari :

1.       Adanya barang yang digunakan dalam setiap praktek kegiatan

2. Terselenggaranya setiap kegiatan yang sudah direncanakan Laporan  keberhasilan oleh setiap pendamping
3. Networking : jaringan yang dirintis, misal dg Pemda, UMKM, Industri, dan stakeholders lain

Pada evaluasi indikator output tercapai, dengan asumsi bahwa kegiatan sedang dilaksanakan dengan baik menggunakan metode kegiatan yang benar, berdasarkan rencana kerja yang tepat, sesuai dengan jadwal yang direncanakan, dan tercatat di dalam kalender harian. Sehingga pada tahap ini potensi output dapat terlihat walaupun belum terealisasi.

Penilaian kegiatan

Penilaian didasarkan atas total hasil penilaian berbobot terhadap kriteria-kriteria yang dinilai pada setiap kategori. Pembobotan diberikan sesuai dengan nilai penting kriteria di dalam masing-masing kategori. Besaran penilaian adalah:

-          A = Baik sekali (>= 800)

-          B = Baik (700-799)

-          C = Cukup (600-699)

-          D = Kurang (<= 600)

Penghargaan

Dalam rangka peningkatan mutu kegiatan, Managemen Pusat perlu membangun atmosfer pelaksanaan kegiatan yang bermutu. Paradigma yang dikembangkan adalah penelitian bertaraf internasional, berpotensi paten, kolaboratif dan pengabdian dengan pendekatan multidisipliner. Untuk itu, managemen pusat perlu pemberian Penghargaan yang dianugerahkan setiap evaluasi managemen dalam rangkaian acara Rapat Kerja managemen pusat dan lokal.

Peningkatan mutu kegiatan ini akan memberi kontribusi signifikan pada pengembangan visi managemen pusat. Karena itu, usaha-usaha untuk meningkatkan peran serta para pelaksana/pendamping perlu diperhatikan.

Program pemberian Penghargaan ini diharapkan dapat memberikan apresiasi kepada para pendamping program dilingkungan Muhammadiyah. Aktivitas para pendamping serta kontribusi dan implementasi hasil-hasil pelaksanaan kegiatannya di masyarakat amat disadari akan menjadi benchmark bagi MPS PP Muhammadiyah. Kegiatan yang telah, sedang dan akan dilakukan diharapkan mampu memberikan insentif positif bagi kemajuan tarap hidup masyarakat, peningkatan kualitas dan kompetensi keterampilan usaha di tingkat lokal dan mampu mendorong pembangunan yang memakmurkan dan mensejahterakan bangsa dan negara Indonesia.

“ Penghargaan diberikan kepada perseorangan atau kelompok yang dinilai sangat aktif dan berjasa besar dalam mensukseskan program di lapangan ”.

Penghargaan yang diberikan dapat berbentuk sertifikat dan insentif pembinaan atau penghargaan lain yang layak.

a.      Kriteria Penilaian Pelaksanaan Kegiatan Terbaik

Dalam menentukan pelaksanaan kegiatan terbaik didasarkan pada beberapa aspek yaitu :

1.      Aspek “Kegiatan pemberdayaan yang (innovative)”

2.      Aspek “manfaat secara berarti bagi peningkatan kesejahteraan”

3.      Aspek “Loyalitas dalam mendampingi pelaksanaan program”

4.      Aspek ” kesesuaian dengan perencanaan”

b.      Ketentuan Penilaian

Penilaian di atas didasarkan atas total hasil penilaian berbobot terhadap kriteria-kriteria yang dinilai pada setiap kategori (seperti terlihat pada tabel di bawah).

Tabel. Kriteria Penelitian Terbaik

No	Kriteria Kategori Penelitian Terbaik	Bobot (%)	Skor (1, 3, 7, 9)	Nilai
1	Aspek inovatif	15
2	Kehadiran dalam pelaksanaan kegiatan	15
3	Output yang dihasilkan	20
4	Manfaat bagi masyarakat	10
5	Penerapan di masyarakat	15
7	Kesesuaian dengan perencanaan	10
8	Dampak ekonomis	15

Sanksi

Sanksi adalah suatu tindakan yang diberikan kepada perorangan atau kelompok pelaksana kegiatan, karena terbukti melakukan pelanggaran terhadap aturan yang berlaku. Sanksi dikenakan terhadap suatu pelanggaran dengan tujuan untuk memberikan pengertian mengenai adanya aturan yang harus diikuti serta memberi peringatan terhadap tindakan yang salah.

Sanksi menjadi peringatan untuk mendidik dan tidak hanya berlaku bagi pelaksana kegiatan yang melanggar, melainkan managemen pusat dan lokal yang memilki hak dan kewajiban yang sama terhadap peraturan yang berlaku.

Dengan diberikannya sanksi, diharapkan tidak terjadi lagi pelanggaran yang dilakukan oleh yang bersangkutan. Pengulangan pelanggaran, baik yang telah dilakukan sendiri maupun yang telah dilakukan oleh orang lain, dapat dikenakan sanksi yang lebih berat.

a.      Jenis Sanksi

Jenis sanksi yang dijatuhkan tergantung dari jenis kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan. Sanksi dikategorikan berdasarkan urutan dari yang paling ringan sampai yang paling berat.

Sanksi administratif terdiri dari:

1.      Teguran (lisan)

2.      Surat Peringatan (tertulis) 1 sampai 2

3.      Surat Peringatan (tertulis) 3 (Pemberhentian kerja)

b.      Prosedur Pemberian Sanksi

Mengenai terjadinya pelanggaran terhadap peraturan, tata tertib, atau norma yang berlaku, baik secara lisan maupun tertulis dilakukan dengan pemeriksaan, penelitian, dan evaluasi terhadap laporan tersebut dalam rapat pimpinan program dilengkapi dengan bukti-bukti, selanjutnya diberikan sanksi yang dilakukan oleh pimpinan program.

Pembuatan Laporan

Yaitu penyusunan laporan yang dilakukan Tim Monev atas laporan-laporan dari petugas monitoring, kemudian di evaluasi dengan format scoring dan disampaikan dalam format bagan presentasi. Jadi laporan yang disampaikan selain dalam bentuk naratif juga presentasi skoring  kemudian diserahkan kepada managemen proyek ditingkat pusat.